oft gestellte Fragen zum KitaExperte (FAQ)

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allgemeine Fragen

allgemeine Fragen

Was kostet Support zu KitaExperte?

Was kostet Support zu KitaExperte?

Auf Wunsch schließen wir mit Kita-Trägern auch Support-Verträge ab, dabei berechnen wir stündlich 28,- Euro zzgl. MwSt. für telefonischen bzw. elektronischen Support.
Außerhalb solcher Support-Verträge sind wir jedoch auch ständig bemüht, alle ernstgemeinten Fragen zu beantworten. Alle Fragen zu KitaExperte sind uns willkommen, stellen diese doch eine Art Feedback dar, anhand dessen wir das Programm ständig weiterentwickeln und verbessern können.

Wieviele Kitas können mit KitaExperte verwaltet werden?

Wieviele Kitas können mit KitaExperte verwaltet werden?

Aus technischer Sicht sind unbegrenzt viele Kitas mit KitaExperte verwaltbar. Aus Übersichtlichkeits- und Performancegründen empfehlen wir ab einer Nutzung mit etwa 20 Kitas das Programm von uns an die gestiegenen Anforderungen anpassen zu lassen.

Kann ich das Programm selbst an meine Wünsche anpassen?

Kann ich das Programm selbst an meine Wünsche anpassen?

Ja (Yes, you can), vorausgesetzt Sie können mit PHP umgehen. Der Quellcode steht unter der Creative Commons 3.0 Lizenz, ist somit frei nutzbar und darf auch selbst verändert werden, solange der Copyright-Hinweis am Anfang der Dateien nicht entfernt wird.

Wie erfolgt die Berechnung der Elternbeiträge?

Wie erfolgt die Berechnung der Elternbeiträge?

In jedem Bundesland gibt es verschiedene Gesetzesvorlagen zur Berechnung der Elternbeiträge. Hinzu kommt noch, dass die jeweiligen Träger der Kindertagesstätten die Höhe der Elternbeiträge nach eigenen Gesichtspunkten festlegen.

Daraus resultierend ist es schlicht nicht möglich, die Berechnung der Elternbeiträge deutschlandweit einheilich in KitaExperte zu bewerkstelligen.

In vielen Bundesländern erfolgt die Berechnung der Elternbeiträge anhand der Einkommen der Erziehungsberechtigten, in anderen widerum pauschal anhand von Betreuungszeit, Familienstand, Einrichtungsart und Anzahl Geschwisterkinder.

Aus diesem Grunde setzen wir uns mit den jeweiligen Kita-Trägern vor der Übergabe unserer Software gern in Verbindung, um die jeweiligen Anforderungen des Trägers in das speziell für diesen Träger geschnürte Softwarepaket liefern zu können.

Wie erfolgt die Berechnung der insgesamt von den Eltern zu zahlenden Kosten?

Wie erfolgt die Berechnung der insgesamt von den Eltern zu zahlenden Kosten?

Die insgesamt von den Eltern zu zahlenden monatlichen Kosten berechnen sich aus den ermittelten Elternbeiträgen, den Verpflegungskosten (Frühstück, Mittag, Vesper, Trinken), sowie zusätzlich manuell hinzufügbaren Kosten.

Dabei sind beispielsweise Fehlbeträge von Vormonaten und sonstige oder ungeplante Kosten vor jeder Monatsabrechnung im Programm zu erfassen.

Die zusammengefassten Kosten können nach der Monatsabrechnung mit Hilfe einer dta-Datei mit einen FiBu-Programm als Lastschrift von den Bankverbindungen der Eltern abgebucht werden.

Falls Eltern dies wünschen, sind Quittungen mit den monatlichen Kostenzusammenstellungen ausdruckbar.

Wie erfolgt die Berechnung der Personal-Arbeitszeit?

Wie erfolgt die Berechnung der Personal-Arbeitszeit?

KitaExperte ermittelt monatlich anhand der Kinderanzahl, deren Betreuungszeiten und eventuell zu berücksichtigenden Eingliederungshilfen ein sogenanntes Vollzeit-Äquivalent (Personalschlüssel).

Aus diesem Vollzeit-Äquivalent wird die daraus rechnerisch resultierende Arbeitszeit des Personals ermittelt.

Falls Kita-Träger diese Art der Arbeitszeitberechnung anwenden möchten, kann in KitaExperte ein monatliches, anpassbares Stundenkonto geführt werden.

Wie können Kita-spezifische Anforderungen angewendet werden?

Wie können Kita-spezifische Anforderungen angewendet werden?

Sprechen Sie uns an, wenn Sie diesbezügliche Fragen haben

Fragen zur Sicherheit

Fragen zur Sicherheit

Hardware-Sicherheit

Hardware-Sicherheit

Der eingesetzte Server befindet sich in einem "rund um die Uhr" besetzten Rechenzentrum. Das Rechenzentrum erfüllt alle für die physikalische Sicherheit notwendigen Anforderungen. Das Rechenzentrum wird laufend technisch und personell überwacht. Insbesondere haben nur autorisierte Personen Zugang zum Server-Raum. Damit sind die Daten vor physikalischen Zugriff geschützt.

Sicherheit bei der Datenübertragung

Sicherheit bei der Datenübertragung

Um ein Abhören der Daten auf Ihrem Weg durch das Internet zu verhindern werden die Daten durch das Protokoll HTTP-over-SSL (https) verschlüsselt. Der SSL-Check der Stiftung Warentest bewertet diese Art der Verschlüsselung als uneingeschränkt empfehlenswert für Online-Banking.

Zugang zu Programm und Datenbank

Zugang zu Programm und Datenbank

Der Zugang zum KitaExperte erfolgt über eine Benutzerverwaltung UND einem Verzeichnisschutz auf dem Server. Die Passwörter sind außerhalb der über das Internet erreichbaren Verzeichnisse abgelegt. Die Datenbank ist noch einmal extra abgesichert und per Servereinstellung nur direkt über KitaExperte (nach einer weiteren unabhängigen Authentifizierung) ansprechbar.

Datenschutz

Datenschutz

Auf den Benutzer-PC's werden während der Arbeit von KitaExperte keinerlei Berechnungen, Auswertungen vorgenommen und keine Daten gespeichert, es sei denn, der Benutzer leitet dies ausdrücklich ein. Sämtliche Arbeit mit den Daten werden auf dem Webserver erledigt und die Speicherung der Daten erfolgt ausschließlich in der Datenbank. Die Benutzer-PC's dienen ausschließlich der Datenein und -ausgabe.

Fragen zum Hosting-Angebot

Fragen zum Hosting-Angebot

Was bedeutet "Hosting"?

Was bedeutet "Hosting"?

Ganz einfach umschrieben bedeutet "Hosting" die Bereitstellung des Servers, auf dem das Computerprogramm KitaExperte eingerichtet ist.

Der Hoster (auch Provider genannt) kümmert sich dabei unter anderem um folgende Dinge:

• Bereitstellung von Speicherplatz und einer ständigen schnellen Anbindung an das Internet bzw. an ein separates Netzwerk

• Wartung, Pflege und Administration des Webservers

• serverseitige Sicherheits- und Zugangseinstellungen

• Backup und Datensicherung

• Aktualisierung von Software und Hardware

Wenn Sie praktisch zu Hause 3 Rechner zu einem Netzwerk verbunden und einen Rechner davon als Server eingerichtet haben, dann Sind Sie selbst der Hoster in Ihrem, aus drei Rechnern bestehenden Netzwerk.
Sie kümmern sich dann darum, dass Ihr Server funktioniert usw.

Im Internet ist die ganze Sache dann schon noch komplizierter, vor allem im Bezug auf die Sicherheit und die ständige Verfügbarkeit.

Warum sollte KitaExperte gehostet werden?

Warum sollte KitaExperte gehostet werden?

Eins vorweg: Es ist auch möglich, KitaExperte als Einzelplatzlösung zu betreiben.

Nur kommen bei einer Einzelplatzlösung folgende Vorteile des KitaExperte gar nicht zum tragen:

• Programmzugriff von jeder einzelnen Kita aus. So kann jede Kita selbst ihre monatlichen Daten eintragen und verwalten, aber nur in ihrem Kitabereich.

• Sie als Kita-Träger haben ständig aktuellen Einblick in jede einzelne Kita.

• Monatsabrechnungen können von den einzelnen Kitas aus, oder vom Kita-Träger zentral vorgenommen werden.

• Wenn in einer Kita der PC kaputt ist, kann die autorisierte Person auch von jedem beliebigen anderen Rechner auf das Programm zugreifen.

• Auf den PC's der einzelnen Kitas muss nichts installiert werden.

• Bei Programm-Updates, müssen diese nur an einer zentraler Stelle eingepflegt werden.

• Backups und Datensicherung erfolgt nur an einer dafür geeigneten Stelle.

• Ein Webserver verfügt über viel bessere Möglichkeiten um Sicherheitsimplementierungen zu gewährleisten.

Wer kann KitaExperte hosten?

Wer kann KitaExperte hosten?

Prinzipiell kann jeder, der über das entsprechende Know-How in Bezug auf Webserver, Datenbank und sicherheitstechnischen Belangen verfügt, seinen eigenen KitaExperte selbst hosten.

Wenn Sie als Kita-Träger also beispielsweise in Ihren eigenen Reihen über einen Administrator verfügen, der oben angesprochene Punkte gewährleisten kann, dann haben Sie mit KitaExperte die perfekte Möglichkeit, alle Ihre Kitas "unter eigenem Dach" zu verwalten, also selbst zu hosten.

An dieser Stelle ein wenig Eigenwerbung:
Nutzen Sie doch unser Hosting-Angebot, dann müssen Sie sich um diese Sachen schonmal nicht mehr kümmern. wir verwalten dann ihren Webserver. Sprechen Sie uns an, um nähere Einzelheiten darüber zu erfahren.

Kann ich KitaExperte selbst hosten?

Kann ich KitaExperte selbst hosten?

Wegen vieler Anfragen ist diese Frage hier nochmals einzeln aufgeführt.

Ja. Sie können KitaExperte selbst hosten. Wir verweisen jedoch auf die vorherige Frage "Wer kann KitaExperte hosten?" mit dem Hinweis, dass das Selbsthosting administrative Kenntnisse voraussetzt.

Kann ich KitaExperte auch ohne Hosting benutzen?

Kann ich KitaExperte auch ohne Hosting benutzen?

Ja, KitaExperte ist auch als Einzelplatzlösung verwendbar. Jedoch verzichtet man bei der Einzelplatzlösung auf einige Programm-Features. Lesen Sie bitte hierzu auch die Frage "Warum sollte KitaExperte gehostet werden?"

Kann ich von meinen Kita's auch eine eigene Website betreiben?

Kann ich von meinen Kita's auch eine eigene Website betreiben?

Ja, Sie können von Ihren Kita's oder auch von dem Kita-Träger eine eigene Website betreiben.

Wenn Sie KitaExperte hosten, sind auch gleichzeitig alle Bedingungen für eine eigene Website unter dieser Domain erfüllt.

Fragen zur Benutzung

Fragen zur Benutzung

Wie ist der Ablauf einer Monatsabrechnung?

Wie ist der Ablauf einer Monatsabrechnung?

1. Monatsdaten→erstellen Geben Sie hier für jedes Kind die Anzahlen für Frühstück, Mittag, Vesper und Trinken ein. Weiterhin können noch Beträge für zusätzliche Betreuungszeiten eingegeben werden und es stehen noch 4 Spalten für sonstige Beträge zur Verfügung. Nach dem Beenden der Eingaben bitte prüfen/speichern nicht vergessen.
   Diese gespeicherten Monatsdaten können danach noch so lange abgeändert werden (Monatsdaten→bearbeiten), bis der Monat abgerechnet wurde.
2. Abrechnung→Monat abrechnen Bei jedem Öffnen dieses Programmfensters laufen im Hintergrund verschiedene Prüfroutinen ab, die bei 1. erstellten Monatsdaten werden eingelesen, die Elternbeiträge (anhand Einrichtungsart, Familienstand, Betreuungszeit und wievieltes Kind) berechnet, eventuelle Zuschläge vom Jugendamt abgezogen und die sich daraus ergebenden Gesamt-Beträge ermittelt.
   Hier kann in dem Moment nichts mehr geändert, sondern nur kontrolliert werden. Wenn alles stimmt klicken Sie unten rechts auf Monat abrechnen und alles wird gespeichert. Danach gibts keine Änderungen mehr für diesen Monat!
3. Bank-Datei→erstellen (nur, falls Sie alle Lastschriften der Eltern mit Ihrem FiBu-Programm an Ihr Kreditinstitut buchen möchten)
   Hier können Sie eine sogenannte dta-Datei auf Ihren PC herunterladen. Diese dta-Datei können Sie dann später in Ihrem FiBu-Programm öffnen und damit alle Lastschriften der Eltern in einem Rutsch buchen.
   Falls gewünscht können Sie auch gleich einen dazugehörigen Datenträgerbegleitzettel für Ihre Unterlagen mit ausdrucken.
4. Listen Unter Listen können Sie jederzeit die verschiedensten Listen einsehen, meist sind diese als PDF-Datei abrufbar, sodass diese leicht ausgedruckt, oder zur Weitergabe auch heruntergeladen werden können.
   Aus den Stammdaten können Sie sich auch selbst Listen zusammenstellen, mit Angabe der Spalten und Sortierkriterien. Diese selbst zusammengestellten Listen können Sie als CSV-Datei oder wahlweise auch als Excel-Datei herunterladen.

Verwaltung der Arbeitszeit des Kita-Personals

Verwaltung der Arbeitszeit des Kita-Personals

Wählen Sie Sonstige Daten→Stunden und danach einen Monat aus.

Dort können Sie dann die Arbeitszeit des Personals eingeben. Zuvor möchten wir dies noch etwas erläutern:
KitaExperte führt intern eine Art Stunden-Konto. Wie bei jedem Konto gibt es Einnahmen und Ausgaben. Die "Ausgaben" sind hier die tatsächliche Arbeitszeit des Kita-Personals. Die "Einnahmen" setzen sich folgendermaßen zusammen:

• Reststunden vom Vormonat (übernimmt KitaExperte automatisch vom Vormonat)
• laut Vollzeit-Äquivalent (VzÄ) verfügbare Stunden (berechnet KitaExperte automatisch anhand Einrichtungsart, Kinderanzahl und Betreuungszeiten bei jeder Monatsabrechnung)
• 4 Eingabemöglichkeiten für sonstige verrechenbare Stunden (Bezeichnung und Stundenanzahl kann eingetippt werden)

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

so funktionierts nun:

1. verfügbare Stunden ermitteln Falls irgendwelche, für die Entlohnung des Personals verwendbare "sontschesZeusch" zur Verfügung stehen, dann geben Sie diese mit Bezeichnung und Stundenanzahl ein. Die Anzahl der insgesamt verfügbaren Stunden wird dabei ständig aktualisiert angezeigt.
2. Stunden auf das Personal aufteilen Hier können Sie die tatsächlichen Arbeitsstunden des Personals eintragen. In Feld darunter wird dabei das verbleibende "Stundenguthaben" ständig aktualisiert angezeigt. Falls Reststunden (oder Minusstunden) übrigbeiben, werden diese für den Folgemonat gutgeschrieben.
3. speichern nicht vergessen...

Wie erledige ich die monatlichen Lastschriften der Eltern?

Wie erledige ich die monatlichen Lastschriften der Eltern?

Gleich nochmal vorweg: KitaExperte kann nicht mit Ihrem Kreditinstitut kommunizieren!
Sie können jedoch in KitaExperte eine sogenannte dta-Datei erzeugen. Das ist eine gängige Technik, die der Sicherheit dient. Diese dta-Datei können Sie mit Ihrem FiBu-Programm öffnen, sie enthält alle Daten für die Lastschriften der Eltern. Ihr Fibu-Programm erledigt dann die Kommunikation mit Ihrer Bank.

So laden Sie diese dta-Datei auf Ihren PC herunter:

1. Bank-Datei→erstellen
2. Monat auswählen
3. Bank-Datei herunterladen (merken Sie sich den Speicherort)
4. Datenträger-Begleitzettel ausdrucken (nur falls Sie diesen für Ihre Unterlagen benötigen)
5. Starten Sie Ihr FiBu-Programm (KitaExperte können Sie beenden)
6. Öffnen Sie in Ihrem FiBu-Programm die soeben heruntergeladene dta-Datei (falls Sie den Speicherort vergessen haben, einfach nochmal herunterladen und sich diesmal den Speicherort merken)
7. Nun können Sie die Lastschriften in einem Rutsch verbuchen, je nachdem, wie das in Ihrem Fibu-Programm funktioniert.

was bedeutet

was bedeutet

Hosting

Hosting

Hosting (dt. "Gastgeber sein") bedeutet die Unterbringung von Internetprojekten, die sich in der Regel auch öffentlich durch das Internet abrufen lassen. Diese Aufgabe übernehmen Internetdienstanbieter ( Provider oder Webhoster genannt). Sie bieten Webspeicher, Datenbanken, E-Mail-Adressen, teilweise ganze Umgebungen für Webanwendungen und kümmern sich in der Regel auch um die Registrierung der Internetadresse und das Backup der Daten.

Provider

Provider

Ein Provider ist ein Internetdienst(e)anbieter (oder auch Internetanbieter bzw. Internetdienstleister genannt). Genau genommen heißt es "Internet Service Provider", abgekürzt ISP.
Neben dem eigentlichen Zugang zum Internet bieten Provider meist auch das Hosting von Webseiten an, meist in allgemeiner Form für einfache Websites. Zum Hosten des KitaExperte ist ein auf das Hosten von Webanwendungen spezialisierter Provider jedoch besser geeignet.

Webanwendung

Webanwendung

Eine Webanwendung ist ein Computer-Programm, das auf einem Webserver ausgeführt wird.
Man sagt auch Webapplikation, webbasiertes Programm oder Internetanwendung dazu. Die Benutzung der Webanwendung erfolgt mit einem Webbrowser (mindestens ein Webbrowser ist auf jedem Betriebssystem schon vorhanden, oft ist dies der Firefox oder der Internet Explorer).
Der Vorteil für den Benutzer ist, dass er kein Programm auf seinem PC installieren muss und sich ebensowenig um Programmupdates sowie Datensicherung kümmern muss.

Backup

Backup

Unter Backup versteht man eine Datensicherung. Sämtliche Daten sollten systematisch nach einem vorgegebenen Plan automatisch gesichert werden. Dies sollte mindestens täglich passieren.

Webserver

Webserver

Ein Webserver ist ein Computer, der Dokumente an Clients (bsp. Webbrowser) überträgt. Webserver werden in geschlossenen Firmennetzwerken oder auch im freien Internet eingesetzt.

Webbrowser

Webbrowser

Webbrowser (allg. auch einfach Browser genannt) sind spezielle Computerprogramme zum Betrachten von Webseiten oder zum Bedienen von Webanwendungen.
Die Verbindung erfolgt durch die Eingabe einer Adresse in die Adresszeile des Webbrowsers. Der unter dieser Adresse erreichbare Webserver liefert dann die Webseite bzw. Webanwendung an den Webbrowser zurück und kann dort vom Benutzer betrachtet werden.
Mindestens ein Webbrowser ist auf jedem Betriebssystem schon vorhanden, oft ist dies der Firefox oder der Internet Explorer.

Client

Client

Oft ist im Umfeld von webbasierten Programmen von Clients die Rede. Gemeint ist damit nichts weiter, als der PC, mit dem der Benutzer auf das Web-Programm zugreift.